第１条（目的）
　鹿児島県立鶴丸高等学校同窓会（以下「本会」という。）は、個人情報の保護が人格の尊厳に由来する基本的要請であることを深く認識し、この規則によって、本会が保有する個人情報の取扱いに関して基本事項を定め、もって個人情報の取得、管理および利用に関する本会の責務を明らかにするとともに、個人情報の主体である鹿児島県立鶴丸高等学校の卒業生に、自己に関する情報の開示、訂正ならびに削除および利用停止の請求権を保障することによって、本会における人権保障に資することを目的とする。

第２条（用語の定義）
　１　この規則において、「会員」とは、鹿児島県立鶴丸高等学校の卒業生をいう。
　２　この規則において、「会員データ」とは、本会が取得または作成した、会員個人の以下の項目に関する情報をいう。
　　一　氏名
　　二　卒業年（卒回）
　　三　現住所
　　四　現住所の電話番号
　　五　勤務先名または進学先名
　　六　勤務先の電話番号
　　七　メールアドレス

第３条（個人情報の利用目的）
　本会は下記の目的に会員データを利用するものとする。
　　一　同窓会からの各種通信文書の発送（会報・同期会・クラス会・各地区同窓会等含む）
　　二　会員名簿の発行
　　三　その他会則に定める事業の遂行に必要と判断される諸事業

第４条（会員データ管理責任者の設置）
　本会は会員データを厳格適正に維持管理し、会員データの安全保護を図るため、本会の事務局（以下「本会事務局」という。）内に「会員データ管理責任者」（以下「管理責任者」という。）を置くこととし、これを本会会長が会員の中から任命する。

第５条（管理責任者の責務）
　本会事務局は、本会の目的に即した事業の遂行にあたり知り得た会員データをみだりに第三者に漏らしたり、第３条の利用目的以外に使用してはならない。また、管理責任者は会員データを常に、最新・正確なものに保つよう努めるものとする。

第６条（会員の責務）
　会員は、相互に個人情報の重要性を認識し、会員データは会員個人としての利用目的の範囲を超えてはならず、会員の営利を目的とした事業や政治的活動等への利用、および、第三者への会員名簿及び会員データの提供も厳禁する。

第７条（鹿児島県立鶴丸高等学校同窓会個人情報保護委員会の設置）
　第１条の目的を達成するため、「鹿児島県立鶴丸高等学校同窓会個人情報保護委員会」（以下「個人情報保護委員会」という。）を設置し、必要な審議を行う。個人情報保護委員会の委員は同窓会正副会長及び監査にて構成される。

第８条（会員データの利用申請）
　会員が、会員データを利用するときは、管理責任者に対して所定の利用申請を行わなければならない。

第９条（会員データの提供拒否）
　管理責任者は、会員データの利用申込みに対し、不正な会員データ利用が疑われ、または、適正な利用が妨げられると判断した場合は、申請者に対し、会員データの提供を拒否することができる。

第１０条（会員データの利用状況報告）
　管理責任者は、利用申請に対する会員データの提供・利用状況を、本会会長に報告しなければならない。

第１１条（自己情報の開示）
　１　会員は、会員データの自己情報について、会員本人（以下、「本人」という。）であることを明らかにして、いつでも開示の請求ができる。
　２　管理責任者は、前項に定める開示請求があった場合には、当該会員データを開示しなければならない。ただし、次の各号のいずれかに該当する場合は、当該保有個人データ等の全部または一部を開示しないことができる。
　　一　本人または第三者の生命身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
　　二　本会の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
　　三　他の法令に違反することとなる場合
　３　管理責任者は、前項ただし書の定めにより当該会員データ等の全部または一部を開示しないときは、その理由を文書または電磁的記録により本人に通知しなければならない。
　４　第１項に規定する請求は、管理責任者に対し、次に掲げる事項を記載した文書または電磁的記録を提出することにより行う。
　　一　氏名
　　二　開示を求める会員データの項目
　　三　請求の理由
　　四　開示方法
　　五　その他管理責任者が必要と認めた事項
　５　管理責任者は、前項の定めにより本人が請求した前項第四号の開示方法による開示が困難であるときは、その旨を文書または電磁的記録により本人に通知しなければならない。

第１２条（訂正または削除）
　１　本人は、自己に関する会員データの記録に変更もしくは誤りがある場合には、前条第４項（第四号を除く。）に定める手続に準じて、管理責任者に対し、本人であることを明らかにして、その訂正または削除（以下「訂正等」という。）を請求することができる。
　２　管理責任者は、前項の規定による請求を受けたときは、利用目的達成に必要な範囲で速やかに調査を行い、その結果に応じて必要な措置を講じるとともに、結果および講じた措置の内容を文書または電磁的記録により本人に通知しなければならない。この場合において、訂正等の請求に応じないときは、その理由を文書または電磁的記録により本人に通知しなければならない。

第１３条（利用停止等）
　１　本人は、次の各号に掲げる事由があるときは、第１１条第４項（第四号を除く。）に定める手続に準じて、管理責任者に対し、本人であることを明らかにして、自己に関する会員データの利用の停止、消去または第三者への提供の停止（以下「利用停止等」という。）を請求することができる。
　　一　自己に関する会員データが、第３条に違反して取り扱われているとき。
　　二　自己に関する会員データが、不正な手段により取得されたものであるとき。
　　三　自己に関する会員データが、違法もしくは不当な行為を助長し、または誘発するおそれがある方法により利用されているとき。
　　四　自己に関する会員データが利用される必要がなくなったとき。
　　五　自己に関する会員データについて、漏えい、滅失、毀損その他の会員データの安全の確保に係る事態であって自己の権利利益を害するおそれが大きいものとして別に定めるものが生じたとき。
　　六　前各号に定めるもののほか、自己に関する会員データの取扱いにより、自己の権利または正当な利益が害されるおそれがあるとき。
　２　管理責任者は、前項の規定による請求があったときは、速やかに調査のうえ、必要な範囲で利用停止等の措置を講じなければならない。ただし、当該会員データの利用停止等に多額の費用を要する場合または利用停止等が困難な場合であって、本人の権利利益を保護するために必要な代替措置を講じるときは、この限りでない。
　３　管理責任者は、利用停止等を行ったときは、講じた措置について、文書または電磁的記録により本人に通知しなければならない。この場合において、利用停止等に応じないときはその理由を文書または電磁的記録により本人に通知しなければならない。

第１４条（不服申し立て）
　自己の会員データに関し、第１１条から第１３条までに規定する請求に対してなされた管理責任者の措置に不服がある者は、本人であることを明らかにして、本会会長に対し、申立てを行うことができる。

第１５条（規則の変更）
　会員の個人情報保護のために、上記以外の定めが必要な場合、または変更の必要がある場合は、本会の理事会にて協議し、決定する。


附則
　令和６年３月１８日制定　この規則は令和６年３月１９日より施行する。